So antworten Sie auf eine Warenreklamation und Kundenbeschwerde

Sehr geehrte Frau [Muster-Name],

vielen Dank für Ihr Schrieben und der Schilderung Ihres Anliegen.
Wir bedauern sehr, dass Sie einige Problem mit einer unseren Premium [Muster-Produktname] haben.

Gerne bieten wir Ihnen einen Vorabaustausch an, wenn Sie dies wünschen bitte ich Sie mir dies kurz schriftlich zu bestätigen.

Wir werden unserem Versand mitteilen, dass [Muster-Produktname] vor dem Versenden auf Funktion und Beschaffenheit geprüft werden soll.

Dieser Vorgang läuft folgendermaßen ab, zunächst schreiben wir Ihnen einen Auftrag über eine neue [Ware – Produktname] und eine Reklamation über die defekte Ware.
Ebenfalls erhalten Sie ein [DHL, DPD, GLS, UPS oder Hermes] Retouren Label für den kostenlosen Rückversand. Die defekte [Ware] müssen Sie innerhalb von [Muster-Zahl] Tagen an uns zurück senden.

Dies ist wichtig, damit die Rechnung der neuen [Musterware] mit der Retoure der defekten verrechnet und verbucht werden kann.

Wir wünschen einen schönen Tag und stehen für Rückfragen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Team Kundenservice
Referenz [Muster-Nummer]