Sehr geehrte Frau [Muster-Name],

vielen Dank für das gestrige Gespräch und Ihre weiteren Ausführungen zu dem unten beschriebenen Fall. Für diese Misskommunikation und die daraus entstandenen Unannehmlichkeiten möchte ich mich bei Ihnen entschuldigen. Der jetzige Mehraufwand hätte in der Tat verhindert werden können.

Wie bereits gestern bestätigt, habe ich die Gespräche intern wieder aufgenommen, um eine einvernehmliche Lösung finden zu können.

Aktuell warte ich intern noch auf die entsprechenden Rückladungen – sobald mir diese vorliegen, werde ich wiederholt telefonisch auf Sie zukommen.

Mit freundlichen Grüßen
[Muster-Name]