Sehr geehrte/r Frau/Herr [Muster-Name],
 
vom [Datum bis Datum] war ich erneut Gast in Ihrem Hotel. Der Empfang war wie immer sehr zuvorkommend und Ihre Zimmer sowie auch Badezimmer entsprechen dem Standard Ihrer 4-Sterne.
 
Bedauerlicherweise wurden meine Erwartungen an das von Ihnen neu angepriesene reichhaltige Buffet am nächsten Morgen nicht erfüllt. Ihre Auswahl an Käse, Müsli und Aufschnitt war mit [Muster-Stuckzahl] dürftig und das Rührei kalt sowie trocken und ungenießbar. Die Wasserkaraffe war leer, der Orangensaft lauwarm und das Brot schien vom Vortag.

Als ich eine junge Dame, welche Tische abräumte, auf die Missstände aufmerksam machte sowie nach einer Tasse Kaffee fragte, meinte sie, dafür sei sie nicht zuständig, da müsse ich ihre Kollegin fragen. Hätte ich sehr gerne, wenn diese Person auffindbar gewesen wäre! Gemäß Hotelwebseite sind ihre Mitarbeiter diskret und gut geschult im Umgang mit Kundenwünschen verschiedenster Art. Ein Versprechen, welches definitiv nicht auf das Servierpersonal am Morgen zutrifft.

Da ich geschäftliche Termine hatte, konnte ich nicht sofort reagieren, weshalb ich meine Missbilligung an der Rezeption bei Herr/Frau [Muster-Name] erst am Nachmittag kundtun konnte. Er/Sie war sehr freundlich und hat meine Reklamation sehr ruhig aufgenommen und versprach mir, dies sofort an Sie weiterzuleiten. Es sei jedoch so, dass im Moment aufgrund von krankheitsbedingten Ausfällen nicht mit dem normalen gehobenen Standard zu rechnen sei. Ich nahm dies zur Kenntnis und hoffte, dass diese Sache hiermit erledigt sei.

Vorsichtshalber ging ich am darauffolgenden Tag, dem [Muster-Datum] dreißig Minuten früher in den Frühstückssaal. Die Situation hatte sich nicht geändert. Ich beschloss in einem Kaffee im Ort meinen Hunger zu stillen. Dort bekam ich für € [Muster-Betrag] ein wirklich reichhaltiges und günstigeres Buffet als in Ihrem Hause.

Sofort nach Beendigung meiner geschäftlichen Angelegenheiten beanstandete ich das Frühstück erneut. Meine Reklamation wurde von Frau/Herr [Muster-Name] entgegengenommen. Ich zeigte ihm/ihr mein Beleg vom auswärtigen Essen am Morgen, woraufhin eine Kopie erstellt wurde. Er/Sie versprach, diese Angelegenheit mit Ihnen zu besprechen. Ich wies darauf hin, dass ich das Frühstücksbuffet für den Rest meines Aufenthaltes nicht mehr besuchen würde und bat um entsprechende Reduktion auf meiner Endabrechnung.

Sie können sich vorstellen, wie überrascht ich war, am Tag meiner Abreise eine Kopie einer Kostenaufstellung inklusive Frühstückskosten zu erhalten. Da es sich um eine andere Mitarbeiterin handelte, erklärte ich ihr die Situation erneut. Die Gäste hinter mir wurden bereits ungeduldig. Unter Druck entschied ich mich, eine entsprechende Notiz auf die Rechnung zu schreiben, mit der Bitte, dass Sie sich unverzüglich bei mir melden. Ich bat die Dame, mir eine Kopie auszuhändigen, was sie auch tat. Sie finden dieses Beweismittel als Beilage [Nr.] im Anhang.

Aufgrund weiterer geschäftlicher Termine konnte ich an meinem Abreisetag dem [Muster-Datum] nicht persönlich mit Ihnen sprechen, was ich sehr bedaure. Unerfreulicherweise habe ich bis heute weder etwas von Ihnen gehört, noch waren sie telefonisch erreichbar. Deshalb bitte ich Sie nun schriftlich um die oben bereits erwähnte Reduktion von € [Muster-Betrag]. Meine Berechnungen dazu finden Sie als Beilage [Nr.].
 
Ich bitte Sie mir die korrigierte Abrechnung an folgende E-Mail-Adresse zu senden:
 [Muster-E-Mail-Adresse]

Es wäre doch sehr schade, wenn Ihnen durch diese leidige Angelegenheit potentielle Kunden aus meinem Umfeld entgehen würden.
 
Gerne erwarte ich Ihre korrigierte Rechnung bis [Muster-Datum].
 
Freundliche Grüße, 
[Vor- und Nachname]
 
Beilagen: erwähnt.