Sehr geehrte Frau [Muster-Name],
vielen Dank für das gestrige Gespräch und Ihre weiteren Ausführungen zu dem unten beschriebenen Fall. Für diese Misskommunikation und die daraus entstandenen Unannehmlichkeiten möchte ich mich bei Ihnen entschuldigen. Der jetzige Mehraufwand hätte in der Tat verhindert werden können.